Privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Aarhus Training Collective behandler personoplysninger om besøgende på hjemmesiden, personer, der henvender sig, og kunder i virksomhedens træningsforløb.
1. Dataansvarlig
Aarhus Training Collective er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der beskrives i denne politik.
Aarhus Training Collective
CVR: 44736381
Adresse: Paludan-Müllers Vej 26, 8000 Aarhus
E-mail: train@aarhustrainingcollective.dk
Spørgsmål om behandlingen af personoplysninger og anmodninger om at gøre brug af rettigheder kan sendes til ovenstående e-mailadresse.
2. Oplysninger, formål og behandlingsgrundlag
Aarhus Training Collective indsamler som udgangspunkt oplysninger direkte fra den registrerede, eksempelvis gennem henvendelser, booking, samtaler og deltagelse i et træningsforløb.
Der indsamles alene oplysninger, som er relevante og nødvendige til de beskrevne formål.
Henvendelser og booking
Ved en henvendelse eller booking behandles navn, e-mailadresse, eventuelt telefonnummer samt oplysninger om den ønskede ydelse og aftaletid.
Formålet er at besvare spørgsmål, administrere bookinger og forberede et eventuelt træningsforløb.
Når henvendelsen vedrører indgåelse af en aftale, er grundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Andre almindelige henvendelser behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af virksomhedens legitime interesse i at besvare og følge op på henvendelser.
Træningsforløb
Ved køb og gennemførelse af et forløb behandles kontaktoplysninger, aftaleoplysninger, træningsmål, træningserfaring, fremmøde samt registreringer af øvelser, belastninger, gentagelser og udvikling.
Formålet er at planlægge, gennemføre og tilpasse det aftalte træningsforløb samt kommunikere med kunden undervejs.
Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af en aftale. Oplysninger, der udgør helbredsoplysninger, behandles efter betingelserne i det særskilte afsnit nedenfor.
Helbredsoplysninger
Oplysninger om eksempelvis skader, smerter, sygdomme og relevante fysiske begrænsninger kan være nødvendige for at tilpasse træningen forsvarligt.
Hvor Aarhus Training Collective registrerer sådanne oplysninger til dette formål, indhentes et særskilt, udtrykkeligt samtykke. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a.
Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte virksomheden. Tilbagekaldelsen ændrer ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagekaldelsen.
Hvis nødvendige helbredsoplysninger ikke må behandles, kan det begrænse muligheden for at tilpasse eller gennemføre bestemte dele af træningen. Eventuelle konsekvenser drøftes konkret med kunden.
Helbredsoplysninger registreres i [angiv det faktiske system eller opbevaringssted].
Betaling og bogføring
Ved køb behandles oplysninger om kunden, det købte forløb, pris, fakturaer og betalingsstatus. Faktureringsadresse behandles, hvor det er nødvendigt.
Formålet er at administrere betalinger og opfylde virksomhedens bogføringspligt.
Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af aftalen, og artikel 6, stk. 1, litra c, om retlige forpligtelser.
Nyhedsbreve og automatiske e-mails
Ved tilmelding til nyhedsbreve eller et e-mailforløb behandles e-mailadresse, eventuelt navn samt dokumentation for tilmeldingen.
Indholdet og omfanget af de e-mails, der sendes, fremgår ved tilmeldingen. Markedsføringsmails sendes på grundlag af samtykke og kan afmeldes via afmeldingslinket i den enkelte mail eller ved at kontakte virksomheden.
Behandlingsgrundlaget for den samtykkebaserede behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Udsendelsen sker via [indsæt system til nyhedsbreve og automatiske e-mails].
Billeder, videoer og klienthistorier
Offentliggørelse af genkendelige billeder, videoer eller klienthistorier til markedsføring aftales særskilt på grundlag af samtykke. Samtykket beskriver, hvilket materiale der anvendes, og hvor det offentliggøres.
Det er frivilligt at medvirke og ikke en betingelse for at købe et almindeligt træningsforløb. Samtykke kan trækkes tilbage ved at kontakte virksomheden.
Retskrav
Oplysninger kan i nødvendigt omfang behandles for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.
For almindelige personoplysninger er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra f, og virksomhedens legitime interesse i at håndtere tvister og dokumentere aftaleforhold. Hvis helbredsoplysninger er nødvendige til et retskrav, kan artikel 9, stk. 2, litra f, finde anvendelse.
3. Leverandører og modtagere
Aarhus Training Collective anvender eksterne leverandører til at understøtte virksomhedens drift, herunder:
Squarespace: hjemmeside og tilknyttede funktioner.
Acuity Scheduling: booking og aftaleadministration.
TrueCoach: træningsprogrammer, træningsregistrering og kommunikation om forløbet.
Dinero: fakturering og bogføring.
Google/Gmail: e-mailkommunikation.
Oplysninger deles alene i det omfang, det er nødvendigt til det relevante formål.
Hvor en leverandør behandler oplysninger på vegne af Aarhus Training Collective som databehandler, skal behandlingen være omfattet af en databehandleraftale. Nogle leverandører kan være selvstændigt dataansvarlige for dele af deres behandling.
Oplysninger kan desuden videregives til relevante rådgivere, revisor eller bogholder, inkassovirksomhed og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt og har et lovligt grundlag.
Personoplysninger sælges ikke til tredjemand.
4. Overførsel uden for EU/EØS
Brug af eksterne leverandører kan indebære, at personoplysninger behandles uden for EU/EØS.
[Indsæt de verificerede oplysninger om relevante leverandører, modtagerlande og overførselsgrundlag. Angiv eksempelvis en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvis disse faktisk anvendes.]
Den registrerede kan kontakte Aarhus Training Collective for nærmere oplysninger om relevante garantier og mulighed for at få en kopi af dem.
5. Opbevaring og sletning
Personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til. Opbevaringsperioden afhænger af oplysningernes karakter, aftaleforholdet og eventuelle lovkrav.
Følgende frister eller kriterier anvendes:
Henvendelser uden efterfølgende køb: [indsæt slettefrist regnet fra sidste relevante kontakt].
Bookingoplysninger, almindelig kundekommunikation og træningsregistreringer: [indsæt begrundet frist efter forløbets afslutning].
Helbredsoplysninger: slettes, når de ikke længere er nødvendige til det aftalte formål, eller når samtykket trækkes tilbage, medmindre et andet lovligt grundlag kræver eller tillader fortsat opbevaring. Den almindelige slettefrist er et år.
Regnskabsmateriale: opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Nyhedsbrevsoplysninger: anvendes til udsendelse, indtil tilmeldingen ophører. Nødvendig dokumentation for samtykke og afmelding opbevares i [indsæt begrundet frist].
Billeder, videoer og klienthistorier: anvendes i den periode og til de formål, der fremgår af det særskilte samtykke.
Ved en konkret tvist kan nødvendige oplysninger opbevares, indtil sagen er afsluttet, og relevante krav er håndteret.
En anmodning om sletning medfører derfor ikke nødvendigvis sletning af alle oplysninger, eksempelvis hvis virksomheden fortsat har pligt til at opbevare regnskabsmateriale.
6. Cookies og oplysninger om hjemmesidebesøg
Hjemmesiden kan behandle tekniske oplysninger, som er nødvendige for at levere hjemmesiden og beskytte dens drift.
Brug af øvrige cookies og lignende teknologier til statistik eller markedsføring beskrives i hjemmesidens cookieinformation og samtykkeløsning. Hvor samtykke er påkrævet, aktiveres teknologierne først, når den besøgende har givet samtykke.
[Indsæt verificeret beskrivelse af hjemmesidens faktiske cookies, eventuel Squarespace Analytics, Google Analytics, Meta Pixel og andre integrationer samt link til cookieindstillinger.]
Et besøg på hjemmesiden udgør ikke i sig selv samtykke til statistik eller markedsføring.
7. Sikkerhed
Aarhus Training Collective skal beskytte personoplysninger gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der passer til behandlingens karakter og risiko.
Adgang til personoplysninger begrænses til personer og leverandører med et relevant arbejdsbetinget behov.
Undlad at sende flere helbredsoplysninger end nødvendigt gennem almindelige kontaktformularer. Kontakt virksomheden for at aftale, hvordan relevante oplysninger skal gives.
8. Rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har den registrerede en række rettigheder. Rettighederne afhænger af behandlingens grundlag og de konkrete omstændigheder.
Disse omfatter:
Indsigt: ret til at få oplysninger om behandlingen og en kopi af de personoplysninger, der behandles.
Berigtigelse: ret til at få urigtige oplysninger rettet.
Sletning: ret til under visse betingelser at få oplysninger slettet.
Begrænsning: ret til i visse tilfælde at få behandlingen begrænset.
Indsigelse: ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod behandling, herunder behandling baseret på legitime interesser. Der kan altid gøres indsigelse mod behandling til direkte markedsføring.
Dataportabilitet: ret til under visse betingelser at modtage afgivne oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig.
Tilbagekaldelse af samtykke: ret til at trække samtykke tilbage, hvor behandlingen bygger på samtykke.
Anmodninger sendes til train@aarhustrainingcollective.dk. Hvis der er rimelig tvivl om identiteten på den person, der fremsætter en anmodning, kan virksomheden bede om de yderligere oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte identiteten.
Anmodninger besvares som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Hvis fristen lovligt forlænges, oplyses den registrerede om forlængelsen og begrundelsen.
9. Brud på persondatasikkerheden
Ved et brud på persondatasikkerheden vurderer Aarhus Training Collective hændelsen, begrænser konsekvenserne og dokumenterer håndteringen.
Brud anmeldes til Datatilsynet, hvor reglerne kræver det, så vidt muligt senest 72 timer efter, at virksomheden er blevet bekendt med bruddet.
Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for de berørte personers rettigheder og frihedsrettigheder, underrettes de uden unødig forsinkelse, medmindre en lovlig undtagelse finder anvendelse.
10. Klage
Den registrerede kan kontakte Aarhus Training Collective med spørgsmål eller klager over behandlingen af personoplysninger.
Der kan også klages direkte til Datatilsynet. Kontaktoplysninger og vejledning findes på www.datatilsynet.dk.
11. Ændringer
Privatlivspolitikken opdateres, når der sker relevante ændringer i virksomhedens behandling af personoplysninger. Ved væsentlige ændringer gives særskilt information, hvor det er nødvendigt.
En ændring af privatlivspolitikken udgør ikke i sig selv et nyt samtykke.
Senest opdateret: d. 20. Oktober 2026